Registre du personnel : ce document obligatoire recense chronologiquement tous les salariés de l’entreprise depuis sa création, de leur embauche jusqu’à leur départ. L’article L.1221-13 du Code du travail impose sa tenue à tout employeur, dès le premier salarié, y compris pour les stagiaires qui font l’objet d’une partie spécifique. Le registre unique du personnel doit être conservé dans chaque établissement et tenu à la disposition de l’inspection du travail, des agents de contrôle URSSAF et des représentants du personnel. Son absence ou sa tenue incomplète expose l’employeur à une amende de 750 € par salarié concerné.

Cet article vous guide à travers le registre du personnel : ce qu’il faut savoir, ce qu’il faut faire, et ce qu’il faut éviter. Nous détaillons les mentions obligatoires à inscrire pour chaque salarié et stagiaire, le format (papier ou numérique) autorisé, les règles de mise à jour lors des embauches et des départs, et la durée de conservation imposée par la réglementation.

Sommaire

• Mentions obligatoires du registre
• Format papier ou numérique
• Mise à jour et tenue chronologique
• Conservation et contrôles
• Conclusion

Mentions obligatoires pour chaque salarié

Le registre unique du personnel doit comporter pour chaque salarié les informations suivantes, inscrites de manière indélébile dans l’ordre chronologique des embauches : nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi occupé, qualification, dates d’entrée et de sortie de l’établissement. Pour les salariés étrangers (hors UE), doivent être ajoutés le type et le numéro du titre valant autorisation de travail. Pour les travailleurs mis à disposition par une entreprise de travail temporaire ou un groupement d’employeurs, on mentionne « salarié temporaire » ou « mis à disposition » avec le nom de l’entreprise d’origine.

Des mentions complémentaires sont requises pour certaines catégories de personnel. Les salariés en CDD sont identifiés par la mention « contrat à durée déterminée ». Les salariés à temps partiel sont signalés par la mention « temps partiel ». Les apprentis et salariés en contrat de professionnalisation portent la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ». Les travailleurs à domicile sont identifiés comme tels. Enfin, les jeunes de moins de 18 ans autorisés à travailler pendant les vacances scolaires bénéficient également d’une mention spécifique. Ces précisions permettent aux agents de contrôle de vérifier le respect des règles spécifiques à chaque type de contrat.

Format papier ou numérique autorisé

Le registre du personnel peut être tenu sur support papier (cahier ou fiches reliées) ou sur support informatique, sous réserve que ce dernier offre des garanties équivalentes en matière de contrôle. Le support numérique doit permettre d’identifier les modifications apportées (traçabilité des mises à jour), de garantir l’intégrité des données (protection contre les altérations), et de produire une édition papier à tout moment pour mise à disposition des agents de contrôle. La plupart des logiciels de paie et de gestion RH intègrent un module de registre du personnel conforme à ces exigences.

Les stagiaires font l’objet d’une partie spécifique du registre (ou d’un registre distinct) mentionnant : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, et éventuellement le montant de la gratification versée. Cette partie « stagiaires » doit être tenue dans les mêmes conditions que la partie salariés, avec inscription chronologique et conservation pendant la même durée. L’absence de déclaration des stagiaires au registre expose l’employeur aux mêmes sanctions que pour les salariés omis.

Mise à jour et tenue chronologique

Le registre du personnel doit être renseigné au moment de l’embauche de chaque salarié, avant même le début effectif du travail. Les mentions d’identification (nom, nationalité, qualification, emploi) sont portées dès l’entrée dans l’entreprise. La date de sortie est complétée au moment du départ du salarié (fin de contrat, démission, licenciement, rupture conventionnelle). Les modifications en cours de contrat (changement de qualification, passage à temps partiel) peuvent être mentionnées dans une colonne « observations » ou faire l’objet d’une nouvelle ligne avec renvoi à la ligne d’origine.

L’ordre chronologique d’inscription doit être strictement respecté : chaque nouveau salarié est inscrit à la suite du précédent, sans possibilité d’intercaler des noms après coup. Cette exigence vise à garantir l’exhaustivité du registre et à empêcher les ajouts frauduleux de salariés fictifs ou les suppressions de salariés réels (travail dissimulé). En cas d’utilisation de fiches individuelles plutôt qu’un cahier relié, les fiches doivent être numérotées de façon continue et reliées de manière à garantir l’intégrité du registre. L’inspection du travail vérifie systématiquement cette tenue chronologique lors de ses contrôles.

Durée de conservation et contrôles

Les mentions relatives à chaque salarié doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date de départ du salarié de l’entreprise. Cette durée correspond au délai de prescription des actions en matière de travail dissimulé et de cotisations sociales. En pratique, il est recommandé de conserver l’intégralité du registre depuis la création de l’entreprise, les anciennes mentions ne gênant pas la consultation et pouvant s’avérer utiles en cas de litige ancien. Le registre doit être conservé au siège de chaque établissement et non centralisé au siège social si l’entreprise dispose de plusieurs sites.

L’inspection du travail et les agents de l’URSSAF peuvent demander à consulter le registre du personnel à tout moment, sans préavis. Les représentants du personnel (membres du CSE) ont également un droit de consultation. Le refus de présentation du registre constitue un délit d’obstacle au contrôle, passible d’un an d’emprisonnement et de 37 500 € d’amende. L’absence de registre ou sa tenue incomplète est sanctionnée par une contravention de 750 € par salarié concerné (4ème classe), montant doublé en cas de récidive. Ces sanctions s’appliquent pour chaque infraction constatée, ce qui peut représenter des montants significatifs dans une entreprise de plusieurs salariés.

Conclusion

Vous savez tout sur le registre du personnel. La théorie, c’est acquis grâce à ce guide complet : mentions obligatoires, format autorisé, tenue chronologique, conservation 5 ans minimum. Place à la pratique : vérifiez que votre registre est à jour et complet, qu’il inclut bien les stagiaires, et qu’il sera accessible lors du prochain contrôle de l’inspection du travail.

Des questions surgissent sur un cas particulier (transfert d’établissement, fusion, succession de CDD) ? Nos experts répondent gratuitement et vous guident dans votre démarche.

Pour aller plus loin dans votre montée en compétences : Comptabilité | Gestion sociale