Fichier FEC (Fichier des Écritures Comptables) : ce fichier normalisé contient l’intégralité des écritures comptables de l’entreprise dans un format standardisé. Obligatoire depuis 2014, le FEC doit être présenté à l’administration en cas de contrôle fiscal. Sa non-conformité ou son absence expose l’entreprise à des sanctions et peut conduire à un rejet de la comptabilité.
Ce guide détaille la norme technique du fichier FEC, les logiciels capables de le générer, les tests de conformité à réaliser, et les bonnes pratiques pour garantir un fichier exploitable par l’administration en cas de vérification fiscale.
Sommaire
Obligation légale et sanctions
Toute entreprise tenant une comptabilité informatisée doit pouvoir présenter un FEC conforme à la demande de l’administration lors d’une vérification de comptabilité ou d’un examen de comptabilité. L’obligation concerne les entreprises soumises à l’IS, à l’IR dans les catégories BIC et BNC (déclaration contrôlée), quelle que soit leur taille. Seules les micro-entreprises tenant un livre de recettes manuel sont dispensées.
L’absence de fichier FEC ou un fichier non conforme entraîne une amende de 5 000 € par exercice. Plus grave, l’administration peut rejeter la comptabilité et procéder à une reconstitution forfaitaire du chiffre d’affaires et des bénéfices, généralement défavorable au contribuable. Le FEC constitue donc un élément crucial de la documentation comptable à vérifier chaque année.
Structure technique du FEC
Le FEC est un fichier texte (.txt) à plat, avec séparateur tabulation ou pipe (|), encodé en ASCII ou UTF-8. Il contient 18 champs obligatoires par écriture : code journal, libellé journal, numéro d’écriture, date comptable, numéro de compte, libellé de compte, numéro de pièce, date de pièce, libellé d’écriture, montant débit, montant crédit, lettrage, date lettrage, date validation.
Les règles de nommage sont strictes : SirenFECAAAAMMJJ.txt (SIREN de 9 chiffres, FEC, date de clôture). Chaque écriture doit être équilibrée (débit = crédit au niveau de l’écriture), datée, numérotée séquentiellement. Les écritures de simulation et à-nouveaux automatiques doivent être traités spécifiquement selon les préconisations de l’administration (BOI-CF-IOR-60-40-20).
Génération et tests de conformité
Les logiciels comptables du marché intègrent une fonction d’export FEC. Vérifiez que votre logiciel est certifié ou attesté conforme par l’éditeur. La génération s’effectue après validation définitive des écritures de l’exercice (clôture comptable). Exportez le fichier FEC avant de fermer l’exercice et archivez-le de manière sécurisée avec les autres documents de clôture.
L’administration met à disposition un outil de test gratuit (Test Compta Demat) permettant de vérifier la conformité technique du fichier : structure, format des champs, équilibre des écritures, cohérence des dates. Effectuez ce test systématiquement avant archivage. Les anomalies détectées doivent être corrigées dans le logiciel comptable avant régénération du FEC.
Bonnes pratiques de gestion
Générez le FEC définitif après clôture de chaque exercice et avant ouverture du suivant. Archivez le fichier dans un espace sécurisé (coffre-fort numérique, cloud chiffré) avec les documents de clôture (grand livre, balance, journaux). Conservez les FEC de tous les exercices non prescrits (minimum 6 ans, 10 ans recommandé) en format exploitable.
Vérifiez la cohérence du FEC avec les documents comptables : le total des mouvements doit correspondre à la balance générale, le nombre d’écritures doit être cohérent avec les journaux. En cas de changement de logiciel comptable, attention à la reprise des à-nouveaux et à la continuité de la numérotation des pièces. Documentez tout changement de système.
Conclusion
Le fichier FEC : obligation pour toute comptabilité informatisée, format normalisé 18 champs, amende 5 000 € si absent ou non conforme, test avec l’outil administration, archivage 10 ans. Un contrôle annuel de la conformité du FEC évite les mauvaises surprises lors d’une vérification fiscale.
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