Embauche du premier salarié : ce cap important dans la vie d’une entreprise transforme le dirigeant en employeur avec de nouvelles obligations légales, administratives et financières. L’embauche nécessite d’accomplir des formalités préalables, de rédiger un contrat de travail conforme, de mettre en place la paie et de s’acquitter des cotisations sociales. Ce guide accompagne les créateurs d’entreprise et dirigeants de TPE dans leurs premières démarches d’employeur pour recruter sereinement.

Ce guide vous accompagne pas à pas dans l’embauche de votre premier salarié : formalités préalables, contrat de travail, déclarations obligatoires, coût total et obligations d’employeur selon le Code du travail.

Sommaire

• Formalités préalables à l’embauche
• Rédaction du contrat de travail
• Coût total d’un salarié
• Obligations d’employeur
• Conclusion

Formalités préalables à l’embauche

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) constitue la formalité obligatoire et incontournable avant toute embauche. Elle doit être effectuée auprès de l’URSSAF au plus tôt huit jours avant l’embauche et au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche. La DPAE peut être réalisée en ligne sur le site de l’URSSAF ou via le Titre emploi service entreprise (TESE) pour les entreprises de moins de 20 salariés. Elle regroupe plusieurs déclarations : immatriculation du salarié à la sécurité sociale, affiliation à l’assurance chômage, demande d’adhésion à un service de santé au travail, et demande de visite d’information et de prévention.

L’affiliation à une caisse de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO est obligatoire pour tous les salariés du secteur privé. L’entreprise doit adhérer à une institution de retraite complémentaire avant l’embauche si elle n’en a pas encore. Le choix de l’institution dépend de la convention collective applicable ou du lieu géographique de l’entreprise. Les cotisations de retraite complémentaire sont prélevées sur chaque bulletin de paie et reversées trimestriellement ou mensuellement selon l’effectif. L’affiliation à une mutuelle santé d’entreprise est également obligatoire et doit être mise en place dès le premier salarié avec une couverture minimale définie par la loi.

L’adhésion à un service de prévention et de santé au travail (anciennement médecine du travail) est obligatoire dès le premier salarié. Le choix du service dépend du lieu de travail et de l’activité de l’entreprise. La visite d’information et de prévention doit être organisée dans les trois mois suivant l’embauche pour les salariés qui ne sont pas exposés à des risques particuliers. Les salariés affectés à des postes présentant des risques pour leur santé ou leur sécurité bénéficient d’un suivi individuel renforcé avec un examen médical d’aptitude avant l’affectation au poste. La cotisation au service de santé au travail est calculée par salarié et par an.

Rédaction du contrat de travail

Le contrat à durée indéterminée (CDI) constitue la forme normale et générale de la relation de travail. Il peut être verbal pour un CDI à temps complet, mais la rédaction d’un contrat écrit est vivement recommandée pour sécuriser la relation et préciser les conditions d’emploi. Le contrat CDI doit mentionner l’identité des parties, la date d’embauche, le poste occupé et la qualification, le lieu de travail, la durée du travail, la rémunération, la convention collective applicable, et la durée de la période d’essai le cas échéant. Les clauses particulières comme la clause de non-concurrence ou de mobilité doivent être expressément prévues.

Le contrat à durée déterminée (CDD) ne peut être conclu que pour des motifs limitativement énumérés par la loi : remplacement d’un salarié absent, accroissement temporaire d’activité, emploi saisonnier, ou contrat aidé. Le CDD doit obligatoirement être écrit et comporter certaines mentions obligatoires comme le motif de recours, le terme du contrat ou sa durée minimale, le nom du salarié remplacé le cas échéant, et l’intitulé de la convention collective. Le non-respect de ces formalités entraîne la requalification du CDD en CDI avec les conséquences indemnitaires correspondantes.

La période d’essai permet à l’employeur d’évaluer les compétences du salarié et au salarié d’apprécier si le poste lui convient. Sa durée maximale varie selon la catégorie professionnelle : deux mois pour les ouvriers et employés, trois mois pour les agents de maîtrise et techniciens, quatre mois pour les cadres. Ces durées peuvent être réduites par la convention collective ou le contrat de travail. La période d’essai peut être renouvelée une fois si la convention collective et le contrat le prévoient expressément, sans dépasser le double de la durée initiale. La rupture pendant la période d’essai est libre mais doit respecter un délai de prévenance.

Coût total d’un salarié pour l’employeur

Le coût total d’un salarié pour l’employeur comprend le salaire brut et les cotisations patronales. Les cotisations patronales représentent en moyenne 40% à 45% du salaire brut selon le niveau de rémunération et les conventions collectives. Elles couvrent l’assurance maladie-maternité, les allocations familiales, l’assurance vieillesse de base et complémentaire, l’assurance chômage, les accidents du travail, la contribution solidarité autonomie, le versement mobilité dans certaines zones, et la formation professionnelle. Pour un salarié au SMIC soit environ 1 767 euros brut mensuel en 2026, le coût total employeur avoisine 2 100 à 2 200 euros charges comprises.

La réduction générale des cotisations patronales dite réduction Fillon permet de diminuer significativement le coût des salaires proches du SMIC. Cette réduction dégressive s’applique automatiquement aux rémunérations inférieures à 1,6 SMIC et atteint son maximum au niveau du SMIC soit environ 520 euros d’allègement mensuel. Le coefficient de réduction se calcule selon une formule tenant compte de la rémunération annuelle du salarié rapportée au SMIC. L’employeur bénéficie également de la réduction de cotisation allocations familiales de 1,8 point pour les rémunérations inférieures à 3,5 SMIC et de l’exonération de cotisation maladie de 6 points pour les rémunérations inférieures à 2,5 SMIC.

Des aides à l’embauche peuvent compléter ces allègements de charges selon le profil du salarié recruté ou la zone d’implantation de l’entreprise. L’aide aux employeurs d’apprentis varie de 6 000 euros pour les entreprises de plus de 250 salariés à 6 000 euros également pour les entreprises de moins de 250 salariés pour un apprenti préparant un diplôme jusqu’au niveau bac+5. Les exonérations zonées ZFU et ZRR permettent aux entreprises implantées dans certains territoires de bénéficier d’exonérations totales ou partielles de cotisations patronales. Consultez un expert-comptable pour optimiser le coût de vos embauches.

Obligations continues de l’employeur

L’établissement mensuel des bulletins de paie constitue l’obligation récurrente principale de l’employeur. Le bulletin de paie doit comporter un grand nombre de mentions obligatoires : identité de l’employeur et du salarié, emploi et classification, période et durée du travail, éléments de rémunération brute, cotisations salariales et patronales détaillées, net imposable, net à payer, et depuis 2019 le montant du prélèvement à la source. Le bulletin peut être remis sous forme papier ou dématérialisée avec accord du salarié. Les mentions interdites comme l’exercice du droit de grève ne doivent jamais figurer.

La déclaration sociale nominative (DSN) doit être transmise mensuellement à l’URSSAF au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant la période d’emploi selon l’effectif. Cette déclaration unique remplace la plupart des déclarations sociales antérieures et permet le recouvrement des cotisations, l’alimentation des droits des salariés et la transmission des informations aux organismes sociaux. Le non-dépôt ou le dépôt tardif de la DSN est sanctionné par des pénalités. L’utilisation du Titre emploi service entreprise (TESE) simplifie ces obligations pour les TPE de moins de 20 salariés.

La tenue du registre unique du personnel est obligatoire dès le premier salarié. Ce registre mentionne pour chaque salarié le nom, les prénoms, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, les dates d’entrée et de sortie de l’établissement. Les stagiaires et les travailleurs temporaires sont également mentionnés dans une partie spécifique du registre. L’affichage obligatoire dans les locaux de l’entreprise comprend les coordonnées de l’inspection du travail et du médecin du travail, les consignes de sécurité incendie, les horaires collectifs de travail, et le règlement intérieur pour les entreprises d’au moins 50 salariés. Plus d’informations sur Service-Public.fr.

Conclusion

L’embauche du premier salarié nécessite d’effectuer la DPAE avant l’embauche, d’adhérer à une caisse de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO et à un service de santé au travail, et de mettre en place une mutuelle d’entreprise. Le contrat de travail CDI ou CDD doit être établi par écrit avec les mentions obligatoires. Le coût total employeur représente environ 140% à 145% du salaire brut avant allègements Fillon. Les obligations continues comprennent les bulletins de paie, la DSN mensuelle et la tenue du registre du personnel.

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