Convention réglementée : les contrats conclus entre une société et ses dirigeants ou associés significatifs sont soumis à une procédure d’autorisation et de contrôle destinée à prévenir les conflits d’intérêts. Cette réglementation protège la société et ses associés minoritaires contre les abus de pouvoir des dirigeants qui pourraient contracter à des conditions défavorables pour la société. Le respect de la procédure des conventions réglementées constitue une obligation légale dont la violation peut entraîner la nullité de la convention.

Voici tout ce que vous devez savoir sur les conventions réglementées : définition, procédure d’autorisation, rapport spécial et sanctions selon les articles L223-19 et suivants du Code de commerce pour les SARL et L227-10 et suivants pour les SAS.

Sommaire

• Définition et champ d’application
• Procédure d’autorisation
• Rapport spécial et contrôle
• Sanctions et nullité
• Conclusion

Définition et champ d’application

Les conventions réglementées sont les contrats conclus directement ou par personne interposée entre la société et l’un de ses gérants, associés, dirigeants, ou une entreprise dans laquelle l’un d’eux est intéressé. Cette définition large englobe tant les contrats passés directement avec le dirigeant que ceux passés avec une société contrôlée par le dirigeant ou dans laquelle il détient une participation significative. L’objectif est de soumettre à contrôle toute opération susceptible de générer un conflit d’intérêts entre l’intérêt personnel du dirigeant et l’intérêt social de la société qu’il dirige.

Dans une SARL, sont visées les conventions conclues avec un gérant associé ou non, avec un associé détenant plus de 10% des parts sociales, ou avec une société dont un associé indéfiniment responsable, un gérant ou un associé disposant de plus de la moitié des droits de vote est simultanément gérant ou associé détenant plus de 10% de la SARL. Dans une SAS, les conventions visées sont celles conclues avec le président, un dirigeant, un actionnaire disposant de plus de 10% des droits de vote ou la société qui le contrôle.

Certaines conventions sont exclues du champ d’application de la procédure : les conventions portant sur des opérations courantes conclues à des conditions normales. Une convention est courante lorsqu’elle se rattache à l’activité habituelle de la société et qu’elle est réalisée fréquemment. Les conditions sont normales lorsqu’elles correspondent à celles pratiquées habituellement pour des opérations similaires avec des tiers non liés. Par exemple, l’achat de fournitures de bureau au prix catalogue chez un fournisseur dont un associé est dirigeant constitue une opération courante à conditions normales échappant à la procédure.

Procédure d’autorisation préalable

Dans les SARL sans commissaire aux comptes, le gérant ou l’associé intéressé doit informer le gérant de la convention projetée. La convention est soumise à l’approbation de l’assemblée générale des associés statuant sur le rapport du gérant présentant les conventions conclues au cours de l’exercice écoulé. L’approbation intervient donc a posteriori mais l’associé intéressé ne peut participer au vote et ses parts ne sont pas prises en compte pour le calcul de la majorité. En l’absence d’approbation, les conventions produisent leurs effets mais les conséquences préjudiciables pour la société peuvent être mises à la charge du gérant ou de l’associé contractant.

Dans les SARL dotées d’un commissaire aux comptes et dans les SAS, le commissaire aux comptes établit un rapport spécial sur les conventions réglementées présenté à l’assemblée générale annuelle. Ce rapport recense les conventions autorisées et conclues au cours de l’exercice, leurs principales caractéristiques (parties, objet, montant, conditions) et leur intérêt pour la société. L’assemblée statue sur chaque convention après avoir entendu le rapport du commissaire aux comptes. Le commissaire peut émettre des réserves ou des observations sur les conventions qu’il estime défavorables à la société.

Dans les SA et les SAS importantes, l’autorisation préalable du conseil d’administration ou du conseil de surveillance est requise avant la conclusion de la convention. L’administrateur ou le dirigeant intéressé doit informer le conseil de la convention projetée et s’abstenir de participer au vote sur l’autorisation. Le conseil autorise la convention en appréciant son intérêt pour la société et l’équité de ses conditions. La convention est ensuite soumise à l’approbation de l’assemblée générale sur rapport spécial du commissaire aux comptes. L’absence d’autorisation préalable du conseil n’entraîne pas la nullité mais engage la responsabilité du dirigeant fautif.

Rapport spécial et contrôle des conventions

Le rapport spécial du commissaire aux comptes ou du gérant présente de manière détaillée chaque convention réglementée conclue ou poursuivie au cours de l’exercice. Pour chaque convention, le rapport indique l’identité des parties, la nature et l’objet de la convention, les principales modalités notamment financières, l’intérêt de la convention pour la société et le cas échéant les réserves formulées par le rapporteur. Ce rapport est joint aux documents communiqués aux associés préalablement à l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes.

Les conventions les plus fréquemment soumises à la procédure comprennent les contrats de bail entre la société et un dirigeant propriétaire des locaux, les prêts ou avances en compte courant consentis par un associé, les contrats de prestation de services avec une société liée au dirigeant, les rémunérations exceptionnelles et avantages en nature accordés aux dirigeants, et les garanties données par la société au profit de dettes personnelles d’un dirigeant. Chaque situation doit être analysée individuellement pour déterminer si elle entre dans le champ des conventions réglementées.

Le commissaire aux comptes ou l’expert-comptable qui accompagne la société doit identifier les conventions réglementées lors de l’établissement des comptes annuels et s’assurer du respect de la procédure d’autorisation. Les conventions non autorisées ou non approuvées doivent être signalées dans le rapport spécial et portées à la connaissance de l’assemblée générale. Le défaut de présentation du rapport spécial constitue une irrégularité de la convocation de l’assemblée pouvant entraîner la nullité des délibérations. Plus d’informations sur le BOFiP.

Sanctions et nullité des conventions

L’absence d’autorisation préalable n’entraîne pas automatiquement la nullité de la convention réglementée mais expose le dirigeant contractant à une action en responsabilité. Les conséquences préjudiciables pour la société résultant de la convention non autorisée peuvent être mises à sa charge. L’assemblée générale peut également refuser l’approbation a posteriori de la convention, ce qui n’annule pas la convention mais confirme l’engagement de responsabilité du dirigeant pour les préjudices causés à la société.

La nullité est en revanche encourue pour les conventions interdites, distinctes des conventions réglementées. Sont nulles de plein droit les conventions de prêt, de découvert, de caution ou d’aval consenties par la société au profit de ses gérants ou dirigeants, de leurs conjoints, ascendants ou descendants. Cette interdiction vise à empêcher les dirigeants de disposer des fonds sociaux à des fins personnelles sous couvert de prêts ou de garanties. La nullité peut être invoquée par tout intéressé y compris la société elle-même pour obtenir le remboursement des sommes prêtées.

Le non-respect de la procédure des conventions réglementées peut également avoir des conséquences fiscales. L’administration peut requalifier une rémunération excessive accordée sans respect de la procédure en distribution occulte de bénéfices soumise à l’impôt sur le revenu majoré de 25% dans les mains du bénéficiaire. Les charges correspondantes peuvent être réintégrées dans le résultat imposable de la société si elles sont jugées anormales. Une documentation rigoureuse des conventions et le respect de la procédure d’autorisation constituent donc une protection tant juridique que fiscale.

Conclusion

Les conventions réglementées sont les contrats conclus entre la société et ses dirigeants ou associés significatifs (plus de 10% des parts/droits de vote). La procédure comprend l’information préalable, l’autorisation du conseil le cas échéant, le rapport spécial et l’approbation par l’assemblée générale. Les conventions courantes à conditions normales sont exclues. L’absence d’autorisation expose le dirigeant à une action en responsabilité pour le préjudice causé. Les conventions de prêt ou de garantie au dirigeant sont nulles de plein droit.

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