Prélèvement à la source : depuis janvier 2019, les employeurs sont devenus collecteurs de l’impôt sur le revenu de leurs salariés. Chaque mois, ils doivent appliquer le taux de prélèvement communiqué par l’administration fiscale sur les salaires versés, retenir le montant correspondant sur la paie du salarié, et reverser ces sommes au Trésor public. Cette obligation transforme la gestion de la paie et nécessite une parfaite maîtrise des flux d’information entre l’entreprise et l’administration fiscale via la DSN.

Ce guide détaille les obligations des employeurs au titre du prélèvement à la source : application des taux, calcul des retenues, déclaration et reversement, gestion des situations particulières selon les dispositions du Code général des impôts.

Sommaire

• Principe du prélèvement à la source
• Application des taux de prélèvement
• Déclaration et reversement
• Situations particulières
• Conclusion

Principe du prélèvement à la source pour l’employeur

Le prélèvement à la source (PAS) consiste à collecter l’impôt sur le revenu au moment du versement des revenus plutôt qu’avec un décalage d’un an comme dans l’ancien système déclaratif. Pour les salariés, l’employeur joue le rôle de collecteur pour le compte de l’État. Il reçoit de l’administration fiscale via le flux retour de la DSN le taux de prélèvement à appliquer à chaque salarié, applique ce taux au salaire net imposable, déduit le montant de l’impôt du salaire net à payer, et reverse les sommes collectées à la DGFiP selon un calendrier déterminé par l’effectif de l’entreprise.

L’assiette du prélèvement à la source correspond au salaire net imposable, c’est-à-dire le salaire brut diminué des cotisations sociales obligatoires déductibles et augmenté de la CSG non déductible et des avantages en nature. Cette assiette diffère du salaire net à payer qui sert de base au virement bancaire. Le salaire net imposable figure sur le bulletin de paie et sert de référence pour le calcul du prélèvement. Les revenus exonérés d’impôt sur le revenu comme les indemnités journalières de sécurité sociale subrogées pour leur partie exonérée ou les remboursements de frais professionnels ne sont pas soumis au prélèvement.

L’employeur n’est responsable que de la bonne application du taux transmis par l’administration et du reversement correct des sommes collectées. Il n’a pas à apprécier la situation fiscale personnelle du salarié ni à vérifier l’exactitude du taux communiqué. Le taux de prélèvement dépend des revenus du foyer fiscal, de la situation familiale et des charges déductibles, éléments que seul le salarié connaît et déclare à l’administration fiscale. L’employeur ne doit pas communiquer le taux au salarié autrement que sur le bulletin de paie et doit respecter la confidentialité des informations fiscales transmises par l’administration.

Application des taux de prélèvement

L’administration fiscale communique à l’employeur le taux de prélèvement applicable à chaque salarié via le compte-rendu métier (CRM) renvoyé après le dépôt de chaque DSN. Ce taux personnalisé est calculé par l’administration en fonction de la dernière déclaration de revenus du salarié et tient compte de sa situation familiale et de ses autres revenus. Le taux personnalisé est actualisé chaque année en septembre après le traitement des déclarations de revenus, et peut être modifié en cours d’année sur demande du salarié en cas de changement de situation familiale ou de revenus.

Le salarié peut demander à l’administration l’application d’un taux neutre plutôt que de son taux personnalisé s’il ne souhaite pas que son employeur connaisse son taux réel d’imposition. Le taux neutre est un taux par défaut calculé selon un barème mensuel progressif tenant compte du seul salaire versé par l’employeur concerné, comme si le salarié était célibataire sans autre revenu. Le salarié qui opte pour le taux neutre peut devoir verser un complément d’impôt directement à l’administration si son taux réel est supérieur au taux neutre. L’employeur applique le taux neutre également lorsqu’il n’a pas reçu de taux personnalisé pour un nouveau salarié.

Les contrats courts de moins de deux mois bénéficient d’un abattement spécifique pour le calcul du taux neutre. L’assiette du prélèvement est diminuée d’un abattement égal à 50% du SMIC mensuel soit environ 870 euros en 2026. Cet abattement vise à éviter un prélèvement excessif sur des revenus ponctuels perçus par des salariés dont les revenus annuels sont faibles. Pour les apprentis et les stagiaires, les rémunérations sont exonérées d’impôt sur le revenu dans la limite d’un SMIC annuel et ne sont donc pas soumises au prélèvement à la source dans cette limite. Plus d’informations sur impots.gouv.fr.

Déclaration et reversement des prélèvements

La déclaration des prélèvements à la source s’effectue via la déclaration sociale nominative (DSN) qui doit être déposée mensuellement au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant la période d’emploi selon l’effectif de l’entreprise. La DSN contient pour chaque salarié le montant de la rémunération nette imposable, le taux de prélèvement appliqué, et le montant du prélèvement retenu. L’administration exploite ces informations pour suivre le recouvrement de l’impôt et adresse le cas échéant des anomalies à corriger via le compte-rendu métier renvoyé à l’employeur.

Le reversement des sommes prélevées s’effectue selon un calendrier fonction de l’effectif de l’entreprise. Les entreprises de 50 salariés et plus reversent les prélèvements le 8 du mois suivant celui du versement des salaires. Les entreprises de moins de 50 salariés reversent le 18 du mois suivant. Les très petites entreprises de moins de 11 salariés peuvent opter pour un reversement trimestriel effectué le 18 du mois suivant le trimestre. Le paiement s’effectue par prélèvement SEPA sur le compte bancaire de l’entreprise déclaré à l’administration fiscale. Les retards de paiement sont sanctionnés par des majorations de 5% des sommes dues.

Les erreurs dans le calcul ou la déclaration du prélèvement à la source doivent être régularisées au plus vite. En cas de trop-perçu sur le salarié par erreur d’application du taux ou de calcul de l’assiette, l’employeur doit rembourser le salarié et régulariser sa déclaration DSN. En cas de prélèvement insuffisant, l’employeur doit retenir le complément sur la paie suivante dans la limite de 50% du salaire net et régulariser sa déclaration. Les régularisations doivent être effectuées dans la DSN du mois suivant la découverte de l’erreur. L’assistance d’un cabinet de paie ou d’un expert-comptable permet de sécuriser ces flux complexes.

Situations particulières et cas spécifiques

L’arrivée d’un nouveau salarié nécessite l’application du taux neutre tant que l’employeur n’a pas reçu de taux personnalisé via le CRM. Le salarié peut également demander l’application de son taux personnalisé dès l’embauche en fournissant à l’employeur son taux communiqué par l’administration, mais cette pratique reste rare en pratique. Après le premier dépôt de DSN mentionnant le nouveau salarié, l’administration communique le taux personnalisé applicable dans le CRM suivant, généralement sous un à deux mois. L’employeur doit alors régulariser les mois précédents si le taux neutre appliqué différait significativement du taux personnalisé.

Le départ d’un salarié en cours de mois nécessite l’application du prélèvement à la source sur le solde de tout compte comprenant le dernier salaire, l’indemnité compensatrice de congés payés et les éventuelles indemnités de rupture. Les indemnités de licenciement et de rupture conventionnelle sont exonérées d’impôt sur le revenu dans certaines limites légales et conventionnelles et ne sont pas soumises au prélèvement pour leur partie exonérée. La DSN de fin de contrat doit être déposée dans les délais habituels et mentionne les montants définitifs de la période d’emploi avec application du taux de prélèvement sur les revenus imposables.

Les revenus de remplacement comme les indemnités journalières de sécurité sociale versées directement au salarié par la CPAM sont prélevés à la source par l’organisme verseur et non par l’employeur. En revanche, lorsque l’employeur pratique la subrogation et perçoit les IJSS à la place du salarié pour les lui reverser avec le maintien de salaire, l’employeur devient collecteur du prélèvement sur la totalité des sommes versées au salarié. Le traitement des IJSS subrogées dans le calcul du prélèvement à la source nécessite un paramétrage spécifique du logiciel de paie pour distinguer les différentes composantes de la rémunération.

Conclusion

L’employeur collecteur du prélèvement à la source doit appliquer le taux personnalisé ou neutre communiqué par l’administration sur le salaire net imposable de chaque salarié, déclarer les montants collectés dans la DSN mensuelle, et reverser les sommes au Trésor le 8 ou le 18 du mois suivant selon l’effectif. Les erreurs doivent être régularisées rapidement. Le taux neutre s’applique aux nouveaux salariés et sur option du salarié souhaitant préserver sa confidentialité. L’abattement contrats courts s’applique aux missions de moins de deux mois.

Vous avez des questions sur la gestion du prélèvement à la source dans votre entreprise ? Nos experts en paie vous accompagnent dans le paramétrage et la conformité de vos déclarations.

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