Conventions réglementées : ces contrats conclus entre une société et l’un de ses dirigeants ou associés significatifs sont soumis à une procédure de contrôle particulière destinée à prévenir les conflits d’intérêts. Le législateur a voulu s’assurer que ces opérations potentiellement défavorables à la société au profit d’un initié soient portées à la connaissance des autres associés et fassent l’objet d’une approbation collective formelle. La procédure des conventions réglementées constitue un mécanisme essentiel de bonne gouvernance des sociétés commerciales françaises.
Cet article présente le périmètre des conventions réglementées, la procédure d’autorisation et d’approbation, le contenu du rapport spécial, et les sanctions en cas de non-respect des règles selon les dispositions des articles L223-19 et suivants du Code de commerce pour les SARL.
Sommaire
- Périmètre des conventions réglementées
- Procédure d’autorisation et d’approbation
- Rapport spécial
- Sanctions et bonnes pratiques
- Conclusion
Périmètre des conventions réglementées
Les conventions réglementées sont les contrats conclus directement ou par personne interposée entre la société et l’un des dirigeants ou associés concernés. En SARL, sont visés le gérant ou ses proches, ainsi que tout associé détenant plus de 10% des droits de vote ou, si la société contrôle une autre société, tout associé détenant plus de 10% des droits de vote de cette dernière. Sont également concernées les conventions conclues avec une société dans laquelle l’une de ces personnes est associée indéfiniment responsable, gérante, administratrice ou directeur général.
Les exemples de conventions réglementées les plus fréquents en pratique sont nombreux. Le bail commercial conclu entre la société et un gérant propriétaire des locaux constitue une convention réglementée typique : il convient de vérifier que le loyer correspond aux conditions du marché local. La prestation de conseil ou de services facturée par une autre société dont le gérant est également dirigeant ou associé significatif entre dans le champ de la procédure. Le prêt ou l’avance de trésorerie consenti par la société à un associé ou inversement dans les cas autorisés doit être soumis à approbation. La caution ou garantie donnée par la société au profit d’engagements d’un associé relève également de cette procédure de contrôle.
Certaines opérations sont exclues du champ des conventions réglementées. Les conventions portant sur des opérations courantes conclues à des conditions normales ne sont pas soumises à la procédure d’approbation formelle. Par exemple, l’achat de fournitures auprès d’un fournisseur dont un associé est actionnaire minoritaire, aux conditions tarifaires standard du fournisseur, ne constitue pas une convention réglementée. Toutefois, la qualification d’opération courante à conditions normales doit être appréciée au cas par cas et peut être remise en cause a posteriori. D’autres conventions sont totalement interdites : il en est ainsi des emprunts auprès de la société, des découverts en compte courant, des cautions ou avals donnés par la société pour garantir des engagements personnels du gérant de SARL conformément à l’article L223-21 du Code de commerce. Plus d’informations sur Service-Public.fr.
Procédure d’autorisation et d’approbation
La procédure applicable diffère selon la forme juridique de la société et la présence ou non d’un commissaire aux comptes. En SARL sans commissaire aux comptes, le gérant doit informer les associés de la convention conclue. Cette information peut intervenir avant ou après la conclusion de la convention, mais celle-ci doit impérativement être soumise à l’approbation de l’assemblée générale ordinaire. Le gérant présente un rapport sur les conventions conclues au cours de l’exercice écoulé ou poursuivies depuis l’exercice précédent.
En SARL avec commissaire aux comptes, le commissaire aux comptes établit un rapport spécial sur les conventions réglementées qu’il présente à l’assemblée générale annuelle. Ce rapport recense toutes les conventions conclues ou poursuivies au cours de l’exercice, identifie les personnes intéressées, décrit les conditions de la convention et mentionne son intérêt pour la société. L’assemblée générale ordinaire statue ensuite sur l’approbation de chaque convention après avoir pris connaissance du rapport spécial du commissaire aux comptes.
En SAS, les règles sont librement fixées par les statuts dans le respect des dispositions d’ordre public. En pratique, la plupart des statuts de SAS s’inspirent du régime applicable aux SA et prévoient un rapport du président sur les conventions réglementées soumis à l’approbation de la collectivité des associés. Si la SAS dispose d’un commissaire aux comptes, celui-ci présente un rapport spécial comme en SARL. Les associés approuvent les conventions en assemblée générale, l’intéressé ne prenant pas part au vote concernant la convention le concernant. L’associé concerné ne peut pas voter et ses parts ou actions ne sont pas prises en compte pour le calcul de la majorité requise.
Contenu du rapport spécial
Le rapport spécial sur les conventions réglementées, qu’il soit établi par le gérant, le président ou le commissaire aux comptes selon les cas, doit contenir des informations précises sur chaque convention soumise à la procédure. Il mentionne l’identité de la personne intéressée avec le nom du dirigeant ou de l’associé concerné et la qualité en vertu de laquelle il est intéressé, la nature et l’objet de la convention comme un bail, une prestation de services, un prêt ou une caution, les principales modalités de la convention incluant la durée, le montant et les conditions financières, et l’intérêt que présente la convention pour la société.
Le rapport distingue généralement les conventions nouvelles conclues au cours de l’exercice, qui sont soumises pour la première fois à l’approbation de l’assemblée, et les conventions antérieures qui se poursuivent comme un bail ou un contrat de prestation récurrent, pour lesquelles le rapport mentionne les faits nouveaux éventuels survenus au cours de l’exercice. Pour une convention déjà approuvée les années précédentes et reconduite sans modification, une simple mention suffit généralement sans nouveau vote formel d’approbation, sauf modification des conditions initiales.
L’assemblée générale ordinaire annuelle, statuant sur les comptes de l’exercice, examine le rapport spécial et se prononce sur chaque convention par un vote distinct. L’associé ou le dirigeant intéressé ne prend pas part au vote concernant la convention le concernant et ses parts ou actions ne sont pas prises en compte pour le calcul de la majorité. Le procès-verbal de l’assemblée mentionne expressément les conventions approuvées, les conventions rejetées, et le cas échéant les conventions non soumises au vote comme les opérations courantes à conditions normales. Les conventions peuvent être conclues avant ou après leur approbation, mais l’absence de soumission à la procédure expose le dirigeant à des sanctions.
Sanctions et bonnes pratiques
Une convention réglementée non autorisée ou non approuvée n’est pas nulle de plein droit. Elle peut cependant être annulée par le tribunal si elle a causé un préjudice à la société. L’annulation peut être demandée par la société représentée par son nouveau dirigeant, par un associé agissant individuellement, ou par le liquidateur en cas de procédure collective. Le délai de prescription de l’action en nullité est de trois ans à compter de la date de la convention ou, si elle a été dissimulée, de la date à laquelle elle a été révélée aux associés.
Même si une convention est approuvée a posteriori par l’assemblée, le dirigeant reste responsable des conséquences dommageables qu’elle aurait pu avoir pour la société si elle est manifestement contraire à l’intérêt social. L’approbation par l’assemblée ne constitue pas un blanc-seing et ne dégage pas le dirigeant de sa responsabilité de gestion. En cas de procédure collective comme un redressement ou une liquidation judiciaire, le liquidateur peut exercer l’action en responsabilité contre le dirigeant pour les conventions préjudiciables conclues dans la période suspecte précédant la cessation des paiements.
Les bonnes pratiques de gouvernance recommandent de tenir un registre des conventions réglementées recensant toutes les conventions en cours et les conventions nouvelles à soumettre à approbation. Il convient de soumettre systématiquement à la procédure toute convention dès lors qu’un doute existe sur sa qualification, plutôt que de prendre le risque d’une requalification a posteriori. La documentation de l’intérêt de la convention pour la société et de ses conditions conformes au marché constitue une protection importante en cas de contestation. Une revue annuelle des conventions avec le commissaire aux comptes ou l’expert-comptable permet de s’assurer de l’exhaustivité du rapport spécial et du respect de la procédure.
Conclusion
Les conventions réglementées concernent les contrats entre la société et ses dirigeants ou associés significatifs détenant plus de 10% des droits de vote. La procédure impose l’établissement d’un rapport spécial présenté à l’AGO annuelle et un vote d’approbation où l’intéressé ne participe pas. Sont exclues les opérations courantes à conditions normales et interdits les emprunts et garanties personnelles du gérant de SARL. L’absence de procédure n’entraîne pas la nullité mais expose le dirigeant à une action en responsabilité si la convention cause un préjudice à la société.
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