Registres obligatoires : l’employeur doit tenir à jour plusieurs registres permettant de tracer l’historique des salariés, les incidents de sécurité et les contrôles réalisés dans l’entreprise. Ces documents, consultables par l’inspection du travail, constituent des preuves en cas de litige et démontrent le respect des obligations sociales. La tenue rigoureuse des registres protège l’employeur et garantit les droits des salariés.
Suivez ce guide pour maîtriser les registres obligatoires : registre unique du personnel, registre de sécurité, registre des alertes et conservation selon le Code du travail.
Sommaire
- Registre unique du personnel
- Registres santé-sécurité
- Autres registres
- Conservation et contrôle
- Conclusion
Registre unique du personnel
Le registre unique du personnel est obligatoire dès le premier salarié embauché. Il recense tous les salariés de l’établissement, y compris les travailleurs temporaires et les stagiaires, dans l’ordre chronologique des embauches. Pour chaque personne inscrite, le registre mentionne : nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, dates d’entrée et de sortie. Pour les travailleurs étrangers, le type de titre de séjour et son numéro sont également indiqués.
Les stagiaires sont inscrits dans une partie spécifique du registre avec mention des dates de début et de fin de stage, du nom du tuteur, du lieu de présence et, le cas échéant, du montant de la gratification. Les travailleurs temporaires font également l’objet d’une inscription spécifique mentionnant la date de mise à disposition et les coordonnées de l’entreprise de travail temporaire. Les contrats particuliers (apprentissage, professionnalisation, temps partiel) sont identifiés par une mention spéciale.
Le registre peut être tenu sur support papier ou électronique sous réserve de garanties de traçabilité et d’intégrité des données. Un registre numérique doit permettre d’identifier la date d’inscription et les modifications apportées. Le registre est tenu au niveau de chaque établissement distinct et mis à disposition des délégués du personnel (membres du CSE) et de l’inspection du travail. L’absence de registre ou la tenue incomplète expose à une amende de 750 euros par salarié concerné.
Registres santé et sécurité
Le registre des accidents bénins permet de consigner les accidents du travail n’entraînant ni arrêt de travail ni soins médicaux, en alternative à la déclaration d’accident du travail à la CPAM. L’employeur doit obtenir l’autorisation préalable de la CARSAT pour utiliser ce registre. Y sont inscrits : nom de la victime, date et lieu de l’accident, circonstances, nature des lésions, nom des témoins. Le registre doit être présenté à l’inspection du travail et au CSE sur demande.
Le registre de sécurité (ou registre des vérifications et contrôles techniques) centralise les dates et résultats des contrôles périodiques des équipements de travail, installations électriques, appareils de levage, équipements sous pression. Les rapports de vérification des organismes agréés y sont annexés ou référencés. Ce registre permet de démontrer que l’employeur respecte ses obligations de maintenance et de contrôle des installations présentant des risques pour les salariés.
Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) recense les risques pour la santé et la sécurité des travailleurs dans chaque unité de travail. Obligatoire dans toutes les entreprises, il doit être mis à jour au moins une fois par an (ou à chaque modification significative des conditions de travail). Les versions successives sont conservées pendant 40 ans. Le DUERP est tenu à disposition des salariés, du CSE, du médecin du travail et de l’inspection du travail.
Autres registres obligatoires
Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement permet aux salariés de signaler un risque grave pour la santé publique ou l’environnement dont ils auraient connaissance dans l’exercice de leurs fonctions. L’employeur doit mettre ce registre à disposition des salariés et le présenter à l’inspection du travail sur demande. Les alertes inscrites déclenchent une obligation d’examen par l’employeur et d’information du CSE.
Le registre des délégations de pouvoirs recense les délégations consenties par l’employeur ou le dirigeant à des salariés disposant de l’autorité, de la compétence et des moyens nécessaires pour exercer certaines responsabilités (sécurité, environnement, gestion du personnel). Bien que non obligatoire au sens strict, ce registre permet de prouver l’existence et la portée des délégations en cas de mise en cause pénale de la responsabilité de l’entreprise.
Les entreprises de 50 salariés et plus doivent tenir un registre des questions posées par les représentants du personnel et des réponses motivées de l’employeur (registre des réclamations). Ce registre formalise le dialogue social et permet de tracer les échanges en cas de contentieux. Le CSE peut consulter ce registre ainsi que les procès-verbaux des réunions et la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE).
Conservation et contrôle
Les registres du personnel doivent être conservés pendant au moins 5 ans à compter de la date de départ du salarié de l’entreprise. Cette durée correspond à la prescription des actions en paiement des salaires et permet de reconstituer la carrière du salarié en cas de litige. Les registres de sécurité sont conservés pendant la durée de vie des équipements concernés puis archivés. Le DUERP et ses versions antérieures sont conservés 40 ans compte tenu de la latence de certaines maladies professionnelles.
L’inspection du travail peut demander à consulter les registres lors d’un contrôle ou suite à un accident du travail. Le refus de présentation ou l’impossibilité de produire les registres constitue un délit d’obstacle au contrôle passible d’un an d’emprisonnement et de 37 500 euros d’amende. Les registres doivent donc être tenus à jour et accessibles rapidement, même en l’absence du responsable habituel.
La dématérialisation des registres est autorisée sous réserve de garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des données enregistrées. Un registre électronique doit offrir des garanties équivalentes au registre papier : impossibilité de modifier les inscriptions passées sans trace, horodatage des entrées, sauvegarde régulière. Le logiciel de paie ou le SIRH peut intégrer la gestion du registre unique du personnel avec extraction automatique des données. Un expert-comptable conseille l’employeur sur l’organisation de ses registres.
Conclusion
Les registres obligatoires comprennent : le registre unique du personnel (dès le 1er salarié, conservation 5 ans après départ), les registres de sécurité (accidents bénins, vérifications techniques), le DUERP (conservation 40 ans), le registre des alertes. Les entreprises de 50+ salariés tiennent également un registre des réclamations du CSE. Le défaut de registre expose à des amendes et au délit d’obstacle en cas de contrôle. La dématérialisation est possible avec garanties d’intégrité.
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